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FORMATION A ABIDJAN DU 13 AU 15 AOUT 2018

Dans l’optique de normaliser les informations relatives aux Volontaires dans toute la Fédération Internationale pour la Planification Familiale (IPPF) et aussi faciliter la récupération de ces informations, l’IPPF a élaboré un Système de Gestion des données des Volontaires (SGDV). Ce système a été intégré au module ICA ainsi qu’au système de suivi des quittances. Cet outil a été expérimenté dans les AMs de l’Ouganda, de l’Ethiopie, du Sri Lanka et au niveau du BRA.C’est dans le cadre du processus de déploiement dans toutes les AMs, qu’un atelier de formation s’est tenue en direction de 7 AMs francophones à Abidjan du 13 au 15 aout 2018. Cet atelier a réuni sept Associations Membres (AM) notamment le Burundi, le Togo, le Burkina Faso, la Côte d’Ivoire, le Madagascar, la RDC et le Cameroun.

Dans son mot d’ouverture de cet atelier, Monsieur ALLO Richard, Directeur Exécutif de l’AM de Côte d’ Ivoire a souhaité la bienvenue aux participants et situé le cadre de l’atelier tout en exprimant sa disponibilité à les soutenir durant la tenue de l’atelier. Il a également remercié l’IPPF d’avoir organisé cet atelier et formulé le vœu de paix à l’IPPF, une paix qui permettra à cette fédération de garder le leadership dans le domaine des Droits de la Santé Sexuelle Reproductive (DSSR).

Prenant la parole, Esther KIRAGU, Coordinatrice à IPPFRA a exprimé sa joie de recevoir les participants et a recommandé une participation active durant l’atelier.

A son tour, Lisa LOCKE, Directrice technique pour la mobilisation ressources et de diversification des revenues. Elle aussi a souhaité une participation active des participants de cet atelier afin d’enrichir cet outil.

Quant à Enoch MUEMA, Coordonnateur de la communication au bureau régional qui a animé une session qui a été centrée sur le Power Point, a dit que cet atelier avait pour objectif principal de déployer la plateforme SGDV/ICA auprès des points focaux gouvernance et ICA des AMs. Il a indiqué qu’il est question de recruter des volontaires de qualité, c’est-à-dire des personnes talentueuses et compétentes prêtes à faire du plaidoyer qui œuvre à faire avancer l’AM. Et cela va faciliter l’atteinte des résultats attendus comme : la meilleure compréhension du module SGDV pour la gestion des données sur les volontaires, la meilleure compréhension du module ICA pour la gestion des fonds ICA par les volontaires, la meilleure compréhension de la plateforme de suivi des quittances pour tracer les contributions ICA et devenir des champions du SGDV/ICA afin de fournir une assistance paire à paire.

Enoch MUEMA a fait savoir qu’il s’agit d’un système de gestion web – based d’IPPF, un outil de gestion et de prise de décision qui aide à la mobilisation de fonds pour l’Initiative Citoyenne Africaine (ICA) à travers le recrutement des volontaires de haute qualité.

Le SGDV ne permet pas de faire la gestion financière, les dons vont directement sur le compte bancaire de l’AM.

Au cours de son exposé sur le suivi des quittances, Mme Lisa LOCKE a soulevé les differents facteurs de risques liés à gestion financière de l’ICA à savoir le Contrôle du compte bancaire, le profil de la banque, le compte ICA n’est pas actif et accumule des frais bancairese et le Contrôle des dons en liquides. Il est a signalé que les risques sont très élevés en absence de procédure pour le rapprochement des dons en espèces, lorsque les volontaires ne remettent pas les reçus ou les contributions. Cet exposé a permis de savoir où se trouve la quittance, avec qui elle se trouve ; si elle est utilisée ; endommagée ou perdue. Il aussi a permis de bien cerner le circuit de livraison des quittances depuis le producteur Sintel jusqu’aux volontaires.

Après d’amples échanges autour du sujet ICA l’assistance a reconnu les difficultés relatives aux collectes de fonds dans les pays africains raison pour laquelle il est important de diversifier les stratégies. La bonne collaboration Volontaires/Staff a été également relevée comme étant un élément pouvant contribuer au succès de l’initiative.

Pour terminer les travaux de la formation, les participants ont identifié certaines attentes à l’endroit du Bureau Régional Afrique de l’IPPF pour le compte du PAB 2019 à savoir :

  • Renforcer la collaboration entre IPPF RA et Ecobank Afrique afin de faciliter les discutions au niveau local pour les AMs,
  • Appuyer les AMs avec des supports de communication,
  • Créer un périodique,
  • Organiser des Awards au niveau national et régional.

Certaines recommandations ont été emises par les participants dont: archiver les supports papiers des adhésions des volontaires, les feuillets roses des carnets de reçu de l’ICA doivent être conservés par le service de comptabilité des différentes AMs et gérer les reçus suis les procédures de l’AM, fixer des objectifs aux différentes antennes des AMs afin de susciter une bonne concurrence entre elles, insérer un point sur l’ICA dans l’ordre du jour de tout atelier qu’organisent les Ams, envoyer des SMS de remerciement et les rapports d’activités aux différents donateurs de l’ICA.

A la clôture de cet atelier, quatre (4) Résolutions ont été mises en place :

1. La mise à jour de la base des Volontaires seulement Actifs (ayant déjà cotisé), les saisir sur Excel et les envoyer à Ester et Enoch. Le délai limite d’envoi de ces données est le 30 Septembre 2018.

2. ICA : Mme Lisa et Faith sont chargées de télécharger les numéros de séries des carnets. La date limite du téléchargement c’est le 15 Septembre 2018.

3. Planifier la période de Restitution de la formation des Champions aux antennes : Ça doit figurer dans le PBA 2019 afin de planifier et débloquer en 1er trimestre 2019, un budget de Restitution. D’ici à 2019, les Champions doivent s’approprier de l’outil.

4. Le BRA doit faire son possible pour que les activités commencent au plus tard, le 30 Avril 2019.

Dans son discours de cloture de cet atelier, Mr ALLO Richard, Directeur Exécutif de l’AM de Cote d’Ivoire a remercié tous les participants pour leur participation active, leur a demandé de s’approprier de l’Outil afin d’atteindre l’objectif de l’IPPF et leur a souhaité un bon retour chez eux.

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